Een workflow integratie van MA!N met Microsoft Exchange en Outlook

In een ideale wereld werkt iedereen binnen een organisatie met één en dezelfde applicatie. De ideale wereld bestaat alleen niet en daardoor wordt er binnen veel organisaties eerder met 50 applicaties dan met één applicatie gewerkt. Eén van de weinige applicaties waar iedereen wel vaak gebruik van maakt is Outlook. En laat dat nou ook één van de applicaties zijn waar de mogelijkheden door veel organisaties maar beperkt van worden benut op het gebied van workflow.

Exchange vs Outlook

Misschien goed om voor de niet IT’ers eerst het verschil tussen Microsoft Exchange en Outlook uit te leggen. Outlook is de schil die je als gebruiker ziet voor e-mail en agenda. Dit is de user interface van de e-mail net als bijvoorbeeld een website waar je Gmail hebt. Exchange daarentegen zie je als gebruiker niet en daar gebeurt het echte werk. Dit is de motor achter de dingen die je in Outlook doet, zoals het versturen van e-mail. Exchange in combinatie met Outlook zijn ook de meest gebruikte applicaties voor e-mail door organisaties in Nederland.

Een workflow binnen Exchange en Outlook

Exchange en Outlook worden allebei dus veel gebruikt, maar beperkt. Binnen CE-iT hebben we voor MA!N een integratie opgezet met Exchange en Exchange samen met Outlook lenen zich daar perfect voor. Deze integratie betekent dat je bijvoorbeeld collega’s die niet in MA!N werken kunt betrekken in een MA!N workflow.

Dat werkt als volgt. Op het moment dat iemand een actie toegewezen krijgt en deze collega werkt niet in MA!N dan ziet MA!N dat. Op dat moment maakt MA!N een taak voor die collega aan binnen Outlook. Taken vormen een apart tabblad binnen Outlook. Daar kan de betreffende collega al haar taken bekijken en bewerken. Op het moment dat een taak is bewerkt dan ziet MA!N dat en pakt de actie vervolgens op om de workflow te vervolgen. De betreffende collega kan al haar werkzaamheden dus binnen Outlook afronden. De collega kan ook een notificatie krijgen van een nieuwe taak per e-mail of bij de herinneringen die je ook ziet voor agenda items.

Je kunt bij bovenstaande denken aan workflows met betrekking tot disputen, maar bijvoorbeeld ook voor het goedkeuren van kredietlimieten of inkoopfacturen.

Workflow in Outlook

Inkomende e-mail ontvangen binnen MA!N

De integratie met Exchange biedt nog een mooie functie en dat heeft te maken met e-mail. De integratie met Exchange biedt namelijk de mogelijkheid om ook inkomende e-mail direct in te lezen in MA!N en toe te voegen aan een workflow. Dit voorkomt dubbel werk, omdat de e-mail niet meer apart opgepakt hoeft te worden in Outlook en de e-mail is direct beschikbaar bij de betreffende relatie in MA!N. Een voorwaarde is wel dat MA!N de inkomende e-mail kan koppelen aan een relatie binnen MA!N. Bijvoorbeeld op basis van een relatienummer.

De workflow integratie met Exchange en Outlook biedt dus de mogelijkheid om mensen op een laagdrempelige manier bij workflows te betrekken. Ik kan mij voorstellen dat er misschien vragen zijn over wat er moet gebeuren om gebruik te maken van deze functie. Als dat geval is dan kun je mij een e-mail sturen, zodat we dat samen kunnen bekijken.