Werken zonder kantoor

Werken zonder kantoor is één van de beste beslissingen die we bij CE-iT hebben genomen. Zelf werk ik inmiddels 6 jaar bij CE-iT en in 2010 stonden mensen sceptischer tegenover een kantoorloos bedrijf dan nu, maar toch zie je mensen nog wel vreemd kijken.

Waarom werken zonder kantoor?

Mensen lopen in het dagelijkse leven tegen een aantal dingen aan. Soms weinig en soms vaak. Waar veel mensen dagelijks mee te maken hebben zijn files en het balanceren tussen werk en privé. Vanuit praktisch oogpunt zijn dat al twee belangrijke redenen om veel vanuit huis te werken in plaats van op kantoor. Het is namelijk veel efficiënter en effectiever om rond 8:00 thuis te beginnen dan om van 7:00 tot 8:30 in de file te staan. Het betekent ook dat je ‘s ochtends meer tijd hebt voor het gezin en beter kunt balanceren tussen de dingen die privé en qua werk moeten gebeuren. Door thuis te werken kun je de dingen makkelijker plannen en op elkaar aan laten sluiten.

Zonder kantoor kun je ook efficiënter werken. Een van de redenen daarvoor is het ontbreken van onnodige vergaderingen. Bij bijna al onze klanten puilen de agenda’s van mensen uit met vergaderingen. Vergaderingen die wij intern niet hebben en die niet niemand mist. Het is ook niet dat wij daardoor dingen niet weten of niet gedaan krijgen. Het enige vaste overleg moment is de dagelijkse standup. Dit is een call van 15 minuten waarin we met elkaar de belangrijkste punten afstemmen en waar wordt besproken of iedereen verder kan of dat er ergens hulp nodig is.

Hoe controleer je of mensen wel aan het werk zijn?

Eén van de eerste dingen die mensen vaak zeggen over het werken zonder kantoor is: Hoe zorg je dan dat mensen hun werk doen? Thuis ben je namelijk snel afgeleid. Om met dat laatste te beginnen, ik denk juist dat het tegenovergestelde waar is. Op kantoor ben je namelijk snel afgeleid. Dat komt door de eerder genoemde vergaderingen waar je bij aanwezig moet zijn, maar ook door alle collega’s die de hele dag door aan het bureau staan voor een vraag of een social talk.

De tweede reden heeft zo zijn nut, maar het zorgt ook voor een enorme daling in productiviteit. Binnen CE-iT lossen wij dit op met een chat waardoor je toch laagdrempelig en snel contact met elkaar hebt. Het heeft alleen als voordeel dat je eerst iets kunt afmaken. Er is namelijk weinig meer verstorend voor de productiviteit dan midden uit je werk te worden gehaald.

En dan het punt: Hoe zorg je dan dat mensen hun werk doen? De vraag stellen staat in veel beroepsgroepen gelijk aan de vraag: Werk ik met de juiste mensen? Als ik naar mijn eigen werk en dat van mijn collega’s kijk, dan is er niemand die aangespoord moet worden om aan het werk te gaan. We hebben allemaal ons eigen verantwoordelijkheden en zorgen dat het gedaan wordt.

Doe ik dan nooit iets anders onder werktijd? Natuurlijk wel. Mijn vriendin en ik drinken samen een cappucino en als ik de hele dag thuis aan het werk ben, dan ga ik regelmatig tussen de bedrijven door een stuk met de hond wandelen. Daarna ben ik vaak weer helemaal fris. Dat kost natuurlijk tijd, maar uiteindelijk kost het minder tijd dan alle social talk op een kantoor. Een ander voordeel van thuiswerken is, dat je geen reistijd hebt. Daardoor werk je net wat sneller een half uur of een uur langer door om iets af te maken.

Samenwerken

Wat wel een aandachtspunt is als je werkt zonder kantoor is te zorgen dat mensen het gevoel houden dat ze samen aan iets werken in plaats van dat zij ergens alleen op een eiland zitten. Dat doen wij onder andere door onze dagelijkse standup en door periodiek bij elkaar te zitten. Bij het laatste praten we elkaar uitgebreid bij over ontwikkelingen, de koers van CE-iT en natuurlijk ook op persoonlijk vlak. Ongeveer alle alle collega’s zijn zeer gesteld op eten en we sluiten daarom eigenlijk altijd af met een etentje.

Er zijn veel tools beschikbaar die het makkelijk maken om met elkaar samen te werken op afstand. Dat is bijvoorbeeld om bij elkaar mee te kunnen kijken, werkzaamheden af te stemmen en om te communiceren. Denk hierbij aan tools als Yammer (zakelijke social media en chat), Trello (planning projecten) en Skype (audio en video calls), maar er is nog veel meer wat het dagelijkse werk makkelijker kan maken.

Conclusie

Onze ervaring is dat je als bedrijf prima zonder kantoor kunt werken. Het spreekt niet iedereen aan en het past misschien niet bij iedereen, maar de voordelen van werken zonder kantoor zijn groot. Bij ons is er in ieder geval niemand die de thuiswerkplek wil inruilen voor een dagelijkse dosis file.