Vijf redenen waarom debiteurenbeheer software onmisbaar is

Nog niet eens zo heel lang geleden was debiteurenbeheer, en bij veel organisaties nog steeds, vooral een handmatige bezigheid. De debiteurenbeheerder werkte met Excel , Word en Outlook, maar veel informatie zat vooral in het hoofd van de debiteurenbeheerder zelf. Niet echt ideaal. Gelukkig is er tegenwoordig debiteurenbeheer software om de debiteurenbeheerder te ondersteunen. Maar wat doet dat nou eigenlijk voor een organisatie en wat betekent dat in de praktijk? Wij noemen vijf punten die op bijna iedere organisatie van toepassing zijn.

Aanmaningen kunnen met één klik verstuurd worden

Je kent het misschien wel. Periodiek wordt er een batch met aanmaningen gedraaid vanuit het financiële systeem die vervolgens allemaal één voor één nagelopen worden om te kijken of ze daadwerkelijk verstuurd kunnen worden. Als je de juiste debiteurenbeheer software hebt dan is dat hele proces nog slechts een paar klikken werk of het wordt zelfs dagelijks automatisch op de achtergrond gedaan. Dat kan doordat doorlopend bij facturen en debiteuren bijzonderheden worden ingevoerd. Indien er geen aanmaning verstuurd mag worden dan weet het systeem dat dus al en hoeft er niet een handmatige schifting te worden gemaakt.

Dispuut management

Eén van de redenen waarom debiteuren vaak geen aanmaning mogen ontvangen of niet betalen is een dispuut over een factuur. Debiteurenbeheer software maakt het mogelijk om per debiteur en factuur vast te leggen of er een dispuut is, wat de reden is, of er nog aangemaand mag worden en wie er intern actie moet ondernemen. De applicatie zorgt dan dat intern bijvoorbeeld een account manager een mail ontvangt met de details van het dispuut en welke actie er verwacht wordt. Het systeem bewaakt of de account manager tijdig actie onderneemt en sluit de debiteur eventueel uit van verdere aanmaningen.

Segmentatie, omdat niet elke debiteur gelijk is

Je kunt elke debiteur op dezelfde manier aanmanen, maar de vraag is of dat wel zo effectief is. Je kunt debiteurenbeheer software gebruiken om debiteuren te segmenteren. Denk hierbij aan een aparte segmenten voor bijvoorbeeld key accounts, debiteuren met hoog risico, nieuwe debiteuren, etc. Per segment kan vervolgens een apart aanmaanprofiel met bijpassende toonzetting worden ingericht.

Wil je het echt mooi doen, dan laat je de software ook nog naar individuele eigenschappen en gedrag van een debiteur kijken, zodat het systeem op basis van die dingen aanvullende acties kan voorstellen of uitvoeren voor die debiteur.

Betalingsregelingen

Niet iedere debiteur kan de verschuldigde bedragen in één keer betalen. In dat geval kun je in binnen de applicatie een betalingsregeling invoeren. Het systeem zorgt dan dat er een bevestiging van de betalingsregeling naar de debiteur wordt en bewaakt of de overeengekomen termijnen tijdig worden betaald. Wordt er tijdig betaald dan zie je als debiteurenbeheerder de debiteur in principe niet. Wordt er niet tijdig betaald, dan kan het systeem of zelf een actie uitvoeren of een voorstel doen voor de debiteurenbeheerder. Debiteurenbeheer software maakt het volgen van betalingsregelingen in ieder geval een stuk makkelijker.

Debiteurenbeheer software zorgt voor inzicht in resultaten en gedrag

Als laatste mag inzicht natuurlijk niet ontbreken. Dat gaat heel praktisch van met een paar klikken inzicht hebben in een debiteur als het gaat om openstaande facturen, openstaande actie, historie, etc. tot aan rapportages. De applicatie verzameld namelijk veel data. Dat kan heel simpel informatie zijn over de facturen die nu openstaan, maar ook over het effect van acties, doorlooptijden van disputen en nog veel meer. Als je de rapporten eenmaal hebt ingericht dan kun je met een druk op de knop over de informatie beschikken. Dit scheelt veel tijd, maar minstens zo belangrijk het biedt inzicht en dat kan weer helpen om het debiteurenbeheer nog slimmer in te richten.

Zijn dit alle voordelen van debiteurenbeheer software? Zeker niet. Er is nog veel meer en dat maakt het eigenlijk ook bijna onmisbaar voor elke organisatie. Heb je vragen of wil je meer weten? Laat een bericht achter en we kijken samen verder.