Handige functionaliteiten voor incassobureau’s

Het werk van een incassobureau is alles behalve simpel, want er komt heel wat bij kijken als je als bureau in de huidige tijd rendabel wil zijn. Vanuit CE-iT kijken we vooral hoe software hier aan bij kan dragen. Wat essentiële functies zijn die ondersteund moeten worden en welke functies het leven net wat makkelijker kunnen maken. Om dichtbij huis te blijven benaderen we het in deze blog vanuit het perspectief hoe MA!N dit als incasso software kan ondersteunen. De manier waarop verschilt weer per klant, maar we hopen wat inspiratie te kunnen geven.

Nieuwe vorderingen en mutaties

Elk dossier start met een nieuwe vordering. Dit kan een losse vordering zijn op één debiteur, maar het kunnen ook vorderingen op vijfhonderd debiteuren zijn en je wilt dat beide situaties goed gefaciliteerd worden vanuit de software. Dit betekent dat je bij een losse vordering een scherm wilt hebben waarin je handmatig alle (specifieke) informatie kunt opvoeren of dat een opdrachtgever dit zelf via een formulier kan doen.

In het geval er grotere aantallen vorderingen tegelijk aangeleverd worden wil je dat vorderingen via een bestand of wellicht zelfs directe koppeling ingelezen kunnen worden. Met onze software kun je één format voor alle opdrachtgevers hanteren, maar relatief eenvoudig ook een maatwerk format voor een individuele opdrachtgever. Soms zijn opdrachtgevers namelijk minder flexibel met de aanlevering van data of is er standaard extra informatie die helpt om vorderingen beter te incasseren.

MA!N kan met beide situaties overweg, doordat de import- en invoerfunctionaliteit niet statisch is. Hierdoor kun je eenvoudig per opdrachtgever een ander format gebruiken.

Toewijzing incassoprofielen

Bij het behandelen van een dossier kun je kiezen voor een maatwerk aanpak, wat vooral interessant is bij vorderingen met een groot belang, of een meer procesgestuurde benadering. In het laatste geval kun je werken met één of meerdere dynamische profielen. Tijdens het inlezen, kunnen dossiers dan op basis van specifieke eigenschappen aan een profiel toegewezen worden. Denk bijvoorbeeld aan de hoogte van de vordering, postcode, leeftijd, particulier of zakelijk en zo zijn er nog meer criteria die toegepast kunnen worden. Deze profielen kunnen eventueel aangevuld worden met dynamische acties op basis van het gedrag van de debiteur.

Je kunt als incassobureau dus een groot deel van het beginwerk automatiseren en toch maatwerk toepassen.

Betalingsregelingen

Het beheren van betalingsregelingen kan zeer tijdrovend zijn, maar deze zijn vaak onvermijdelijk omdat veel debiteuren een vordering niet in één keer kunnen voldoen. Om die reden dient incasso software dit proces uitgebreid te ondersteunen, waarbij het systeem zowel preventief als reactief berichten stuurt naar een debiteur ter herinnering aan het betalen van een termijn.

Tevens moet het systeem inzage geven in zowel historische als actieve betalingsregelingen inclusief het verloop. Op die manier kan de behandelaar van een dossier goed bepalen wat er wel en niet afgesproken kan worden met de debiteur.

Betalingregegling incassobureau

Data uitwisseling incassobureau

Gedurende het proces kan het voorkomen dat er financiële mutaties, zoals betalingen of nieuwe facturen, zijn bij de opdrachtgever. Door deze periodiek via een bestand in te lezen, blijven de gegevens binnen een dossier correct en wordt bij de controle van een betalingsregeling ook een betaling die bij de opdrachtgever is ontvangen meegenomen.

Een andere stroom van informatie kan plaatsvinden tussen het incassobureau en een gerechtsdeurwaarder. Door over en weer bestanden uit te wisselen, kan de informatie binnen de applicatie up-to-date blijven. De software controleert daarbij doorlopend of er menselijke interventie in het proces nodig is.

Draagkrachtberekening

Bij het bepalen of een particuliere debiteur iets wel of niet kan betalen en wat een passende betalingsregeling is, dient er inzage te zijn in de draagkracht. Als incassobureau heb je geen inzage in bepaalde tools vanuit de overheid als het gaat om inkomsten en bezittingen, maar je kunt een debiteur wel vragen om deze gegevens aan te leveren. MA!N biedt de mogelijkheid voor het opvoeren van deze gegevens, waarna de applicatie een berekening maakt van de draagkracht. Dit heeft als voordeel dat de medewerker dit niet zelf hoeft te doen en dat alle gegevens ook voor andere medewerkers beschikbaar zijn.

En verder

Er zijn uiteraard nog veel meer gebieden die de software ondersteunt voor een incassobureau, zoals de berekening van kosten en het afwikkelen van dossiers. Daarnaast hebben we één belangrijk onderdeel nog niet benoemd en dat is communicatie. Communicatie is dusdanig essentieel en uitgebreid dat we het in een aparte blog zullen behandelen.

Wil je weten wat er nog allemaal mogelijk is? Als je ons een e-mail stuurt, dan nemen we contact met je op om samen verder de mogelijkheden te bespreken.