MA!N als data hub voor rapportages en managementinformatie

Bijna elke klant stelt aan ons vragen over rapportages. De informatiebehoefte die wij zien verscheelt echter sterk per organisatie. Hoe groter de organisatie, hoe complexer vaak de informatiebehoefte is. Het afgelopen jaar hebben wij voor een klant een wereldwijd reporting systeem opgezet, wat deels vergelijkbaar is met wat we in het verleden voor een joint venture van BASF hebben gedaan. Ik vind het zelf erg mooi hoe wij dit soort vraagstukken op kunnen lossen en wil graag op hoofdlijnen met jullie delen hoe wij dat doen.

Situatieschets

In 2016 zijn wij voor een wereldwijde klant begonnen met de implementatie van MA!N. De applicatie is inmiddels live in veertig landen met vijfhonderd gebruikers die allemaal inloggen op onze cloud. Naast de veertig landen die al actief met MA!N werken, wordt er van nog eens twintig landen data ingelezen. MA!N zal in 2017 bij deze landen verder geïmplementeerd worden.

Eén van de voornaamste doelstellingen vanuit de organisatie was en is het verkleinen van risico’s door wereldwijd meer inzicht te hebben in trends en klanten, zonder daarbij alle landen individueel te moeten analyseren.

Het bundelen van data

In totaal wordt er dus data ingelezen van zestig landen. Deze data is verspreid over vijftig databases en ieder land logt in principe in op haar eigen omgeving. Als credit manager heb je hier snel inzicht in alles wat er voor jouw land gebeurt. Denk daarbij aan de ouderdom van facturen, incasso acties, disputen en meer.

Als wereldwijde organisatie wil je echter ook op een hoger niveau informatie kunnen raadplegen. Om dat te realiseren is er een aparte omgeving met een global overview opgezet. Binnen deze omgeving worden kerngetallen van alle zestig landen verzameld. Bij deze kerngetallen kan gedacht worden aan bad debt, action bad debt, overdue end of month (dit betreft een voorspellende waarde) en meer.

Naast het bundelen van landen op een global of regionaal niveau, vindt een vergelijkbaar iets plaats voor klanten. Een klant, bijvoorbeeld Sony, kan in vijftig landen een klant zijn. Al deze “individuele” Sony klanten worden daarom gebundeld binnen één Global Customer account. Dit stelt de organisatie instaat om met slechts enkele klikken op global niveau een beeld te vormen over bijvoorbeeld cost of credit en credit risk bij een klant, zonder eerst per land informatie te moeten verzamelen.

MA!N als data hub voor rapportages

KPI’s, trends en rapportages

Op gezette tijden wordt er door MA!N informatie weggeschreven voor rapportagedoeleinden. Voor landen, regio’s en op global niveau gebeurt dit op weekbasis. Het stelt de organisatie instaat om trends te analyseren en periodes met elkaar te vergelijken. Op lagere niveau’s, zoals voor debiteurenbeheerders, worden er op dagbasis KPI’s weggeschreven. Het laatste wordt gebruikt door managers en debiteurenbeheerders om operationeel te kunnen sturen.

De KPI’s die worden berekend lopen uiteen van iets algemeens als een DSO, maar bijvoorbeeld ook het percentage automation. Bij het laatste wordt gekeken naar welk deel van de activiteiten zonder tussenkomst van een medewerker uitgevoerd wordt en dat wordt ook bekeken bij individuele klanten.

Het resultaat

De klant zit nog midden in een wereldwijde transitie naar MA!N, maar de resultaten worden al zichtbaar. Om er een paar te noemen:

  1. Er is veel minder tijd nodig voor het maken van rapportages. MA!N genereert rapportages namelijk automatisch en stuurt die zelf naar de juiste personen.
  2. Waar men voorheen vooral bezig was met data verzamelen, is men nu bezig met het analyseren en benchmarken van data.
  3. Concreet levert dit een besparing in FTE op, meer grip op risico’s, minder afschrijvingen en een lagere DSO.

Het bovenstaande is een mooi voorbeeld van hoe je MA!N als rapportage tool ik kunt zetten. Net als bij andere toepassingen, kun je dit onderdeel van MA!N inrichten op een manier die het beste past bij jouw organisatie. Als je meer wilt weten, dan denken we graag met je mee over de mogelijkheden.