Mogelijkheden van een betalingsregeling in MA!N

Veel van onze klanten gebruiken MA!N voor het debiteurenbeheer. Een veel gebruikte functionaliteiten daarbij is de betalingsregeling. Een betalingsregeling klinkt heel simpel, maar door de jaren heen hebben wij heel wat verschillende functies gezien. Hoog tijd om dus een overzicht te geven van de meest gebruikte functies.

Termijnen

Een betalingsregeling bestaat uit termijnen die betaald moeten worden. De meest gebruikte vorm van termijnen is een vast bedrag per maand. Een andere optie is de toepassing van weektermijnen. Wat je minder vaak ziet, maar wat wel heel effectief kan zijn, is het gebruik van verschillende termijnbedragen. Daarbij stem je met de klant precies af wat er in welke periode betaald kan worden. Veel particulieren ontvangen in mei bijvoorbeeld vakantiegeld en hebben dan meer ruimte om te betalen. Dit soort dingen kunnen direct bij het afsluiten van de regeling in MA!N worden vastgelegd.

Bevestigen en herinneren

Bij het invoeren van een betalingsregeling is er de optie om MA!N een bevestiging van de betalingsregeling te laten versturen. Dit is een éénmalige actie, maar bij langer lopende regelingen wil je misschien meer. Het doel daarbij is om de klant te faciliteren in het naleven van de betalingsregeling. Dit kan bijvoorbeeld door:

  • Periodiek voor het vervallen van de termijn een maandnotificatie te versturen sturen. Deze kan eventueel voorzien worden van een acceptgiro of een AcceptEmail.
  • Het versturen van een SMS ter herinnering aan de te betalen termijn.

Je kunt dit standaard toepassen, maar bijvoorbeeld ook afstemmen op het gedrag van de klant. In het laatste geval verstuur je bijvoorbeeld alleen iets als een klant in de afgelopen periode één of meerdere termijnen te laat heeft betaald.

Controle

De controle of een betalingsregeling wordt nageleefd lijkt ook simpel. Betaalt de klant de overeengekomen termijn tijdig Ja of Nee. In een ideale wereld is het ook zo simpel, maar op het moment dat je veel betalingsregelingen hebt dan wil je de controle misschien anders uit laten voeren. Je wilt namelijk voorkomen dat MA!N veel onnodige acties gaat aanmaken voor het niet nakomen van een betalingsregeling.

Deze onnodige acties kunnen eenvoudig worden voorkomen door een marge toe te voegen voor:

  • Het termijnbedrag: Als iemand € 100,- moet betalen dan wordt deze ook als nagekomen gemarkeerd op het moment dat de klant € 98,- heeft betaald. Op die manier ondervang je kleine betalingsverschillen.
  • De datum van controle: Als je met een klant als uiterste betaaldatum 22 augustus hebt afgesproken, dan is het niet ondenkbaar dat de klant pas op 22 augustus het geld gaat overmaken. Het kan ook zijn dat betalingen niet tijdig in het financiële systeem worden verwerkt. Voor dergelijke situaties wordt vaak een rustperiode van enkele dagen ingesteld. MA!N hanteert nog steeds 22 augustus als betaaldatum richting de klant, maar zal bijvoorbeeld pas een actie aanmaken als de betaling op 26 augustus nog niet zichtbaar is.

Verhogen

Als je een betalingsregeling hebt met een klant, dan kan het zijn dat er gedurende de looptijd nieuwe vorderingen ontstaan. Soms is dat een reden om een betalingsregeling te beëindigen, maar soms wil je ook dat de nieuwe vordering aan de betalingsregeling wordt toegevoegd. MA!N biedt hier verschillende opties voor, zowel handmatig als automatisch.

Slottermijn

Op het moment dat een betalingsregeling bijna is afgerond, dan kan MA!N een bericht naar de klant sturen. In dit bericht kun je als organisatie de klant bijvoorbeeld bedanken voor het betalen van de achterstand en aangeven wat de hoogte van de slottermijn is.

Naast bovenstaande functies zijn er, zoals bijna altijd, nog meer mogelijkheden. Heb je vragen of ideeën? Laat dat dan vooral weten door een bericht naar support te sturen.