Case: Wagenborg Nedlift

Wagenborg Nedlift is één van de klanten die onze software het langst gebruikt. Zij zijn specialist op het gebied van horizontaal, verticaal en zwaar transport. In combinatie met vakkundige engineering en projectmanagement biedt Wagenborg Nedlift een compleet pakket aan diensten voor hijswerk, zwaar transport en montage. Wagenborg Nedlift is in geheel Europa en daarbuiten actief voor opdrachtgevers uit onder meer de olie- en gasindustrie, de petrochemische industrie, de energiesector en de sector bouw en infra.

Als ERP pakket wordt er gewerkt met Metacom. Er is een koppeling tussen MA!N en Metacom, om over en weer data uit te wisselen.

 

Wagenborg Nedlift Credit Management

 

Bé van der Weide is, als hoofd administratie binnen Wagenborg Nedlift, in de loop der jaren actief bezig geweest met zowel bestaande als nieuwe functionaliteiten binnen MA!N. Zijn visie daarbij is dat systemen de standaard handelingen moeten uitvoeren, zodat mensen tijd hebben om met de uitzonderingen aan de slag te gaan.

Toepassing Credit Management

In ons gesprek met Bé kwamen veel aspecten van MA!N ter sprake en voor deze case willen we debiteurenbeheer, dispuut management en risk management uitlichten.

Debiteurenbeheer

Bij het debiteurenbeheer maakt Wagenborg Nedlift gebruik van de functionaliteit van MA!N voor het versturen van correspondentie en het genereren van voorstellen voor telefonisch contact. Daarnaast wordt het gebruikt om doorlopend afstemming te hebben met de betreffende debiteur. Hiervoor verstuurt MA!N afstemmingslijsten, waardoor eventuele verschillen in een vroeg stadium opgepakt kunnen worden.

Binnen MA!N heeft Wagenborg Nedlift verschillende profielen ingericht en wordt er segmentatie toegepast op basis van het gedrag van debiteuren.

Dispuut management

Klachten en verschillen met betrekking tot facturen worden als dispuut in MA!N vastgelegd. De gebruiker kan hierbij een aangeven wat het soort dispuut is, wie het moet afhandelen, wanneer het opgelost moet zijn en eventueel kan er commentaar toegevoegd worden. MA!N stuurt vervolgens een e-mail naar de actienemer en zal bij niet-tijdige opvolging een nieuwe actie voorstellen of uitvoeren.

Risk management

Het beperken van het risico op het onbetaald blijven van facturen begint in een vroeg stadium en is een doorlopend proces, omdat organisaties niet statisch zijn. Wagenborg gebruikt MA!N voor het beheersen van risico’s bij zowel klanten als leveranciers. Hiervoor werken zij met externe en interne kredietlimieten. Voor de externe limiet is er een koppeling tussen MA!N en Creditsafe, waarbij MA!N op gezette tijden data ophaalt of waarmee Wagenborg zelf vanuit MA!N informatie kan opvragen.

De interne kredietlimiet gaat verder en wordt binnen MA!N samengesteld uit:

  • Data vanuit Creditsafe
  • Het betalingsgedrag van de klant
  • Te verwachten omzet
  • Historische omzet

De (berekende) kredietlimiet wordt door MA!N bewaakt op basis van het saldo van de openstaande facturen, onderhanden werk en openstaande orders. De laatste twee worden vaak door organisaties “vergeten”, maar zijn uiteraard essentieel als je kijkt naar het potentiële risico van een relatie.

Aan de hand van het stadium van de relatie wordt in MA!N bepaald of een relatie geblokkeerd wordt voor nieuwe orders. Indien dat het geval is, dan zal MA!N de blokkade ook doorvoeren in het ERP systeem (Metacom) en kunnen er geen nieuwe orders aangemaakt worden voor de betreffende relatie.

Wat MA!N heeft gebracht voor Wagenborg Nedlift

Met MA!N heeft Bé grote stappen gezet met betrekking tot het credit management binnen Wagenborg Nedlift. De voornaamste winsten zijn volgens hem:

  • De cash flow is constanter.
  • Risico’s worden doorlopend en uitvoerig bewaakt.
  • Er is inzage in het betalingsgedrag.
  • Wagenborg Nedlift kan eenvoudiger informatie delen met klanten voor onder andere saldo afstemmingen.
  • Snellere afhandeling van disputen.

Plannen voor de toekomst

Wagenborg Nedlift is inmiddels klaar voor de volgende stappen met MA!N. Bé heeft de volgende punten staan op de agenda om te gaan implementeren, om zodoende het credit management naar het volgende niveau te tillen:

  • Een integratie met een billing provider.
  • Automatische dispuut afhandeling via e-mail. Dit betreft het registreren, bevestigen en het opvolgen van disputen, inclusief eventuele creditering van de factuur.
  • Automatische verwerking van betaalspecificaties.
  • Dynamische incasso schema’s op basis van het gedrag van de debiteur.
  • Stamgegevens automatisch bij laten werken op basis van KvK nummer.

Eén van de achterliggende ideeën van MA!N is dat de software mee kan groeien met de tijd en met de organisatie. Dit is volgens Bé ook één van de redenen waarom Wagenborg Nedlift met MA!N werkt en met de plannen die Wagenborg Nedlift heeft liggen, brengen zij dat als geen ander in de praktijk.

Ben je geïnteresseerd wat onze software bijvoorbeeld kan op het gebied van credit risk management dan is deze blog misschien interessant, maar je kunt natuurlijk ook een e-mail sturen en dan nemen wij contact met je op.