Case AgroEnergy: software die een stap verder gaat

AgroEnergy, onderdeel van Eneco Groep, is energiepartner voor de glastuinbouw en helpt tuinders met het optimaliseren van hun bedrijfsvoering op het gebied van energiemanagement.

Voor AgroEnergy met MA!N als credit management software ging werken, werd er gebruik gemaakt van een intern systeem. De markt waarin AgroEnergy opereert is namelijk vrij specifiek, mede ingegeven doordat klanten regelmatig worden geconfronteerd met grote prijsschommelingen voor hun producten wat direct invloed heeft op het risico bij AgroEnergy. In 2013 was het interne systeem toe aan vervanging en heeft Peter Heidema vanuit AgroEnergy voor het eerst contact gezocht met CE-iT om te kijken of MA!N hen zou kunnen helpen en dat bleek een goede match.

agro-energy

Functionele inrichting AgroEnergy

MA!N ondersteunt het debiteurenbeheer en daarbij wordt gewerkt met verschillende profielen, maar misschien nog wel belangrijker is dat het helpt bij het beheersen van risico’s door hele specifieke processen te automatiseren en inzichtelijk te maken. “MA!N gaat verder waar de andere standaardpakketten stoppen.”, zegt Peter. Voor het uitvoeren van alle werkzaamheden leest MA!N data in vanuit drie verschillende systemen.

Er zijn een drietal processen die we samen met Peter uit willen lichten en dat zijn:

  • Weekbetalingen
  • Rentebetalingen
  • Drie Partijen Overeenkomst (3PO)
“MA!N gaat verder waar de andere standaardpakketten stoppen.”

Weekbetalingen: een ander soort betalingsregeling

Als energiepartner voor de glastuinbouw heeft AgroEnergy doorgaans te maken met relatief hoge vorderingen en worden ze geconfronteerd met een markt die vrij volatiel is, waardoor het financiële risico potentieel hoog is. Mede omdat de afrekening, en daarmee ook de facturatie, pas achteraf plaatsvindt. Om klanten met een verhoogd risico toch te kunnen bedienen, wordt er daarom gewerkt met weekbetalingen.

Bij een weekbetaling wordt er gewerkt met een inschatting van het toekomstige verbruik van de klant. MA!N gebruikt deze inschatting voor het aanmaken van een betalingsregeling op basis van wekelijkse termijnen voor toekomstige facturen. MA!N bevestigt deze termijnen richting de klant en onderneemt actie bij niet tijdige betaling.

De weekbetaling is een doorlopend proces en maandelijks beoordeelt MA!N de inschatting van het verbruik opnieuw en maakt daarbij een nieuwe regeling aan voor de aankomende weken. Dit is een proces wat op de achtergrond door de applicatie wordt uitgevoerd.

Vanaf het eerste contact tussen AgroEnergy en CE-iT was de weekbetaling een belangrijk punt waar Peter een oplossing voor zocht. We hebben dit proces functioneel samen in kaart gebracht, waarna CE-iT dit heeft omgezet naar een technische oplossing in MA!N die andere standaard pakketten volgens Peter niet konden bieden.

Rentebetalingen

Klanten die hun nota’s voor of na de vervaldatum betalen, kunnen respectievelijk debet- en creditrente betalen of ontvangen. MA!N berekent en bewaakt per klant of er rente betaald of gefactureerd moet worden. Er wordt rekening gehouden met een drempel zodat er bijvoorbeeld niet een rentefactuur voor € 0,10 wordt verstuurd. Binnen MA!N worden de rentepercentages onderhouden en wordt de rente opgebouwd tot de drempel is bereikt.

Drie Partijen Overeenkomst

Het kan voorkomen dat een klant niet, of wellicht op termijn niet meer, instaat is om aan haar betalingsverplichtingen te voldoen. Die klant is in haar bedrijfsvoering echter afhankelijk van de energieleveringen door AgroEnergy en AgroEnergy wil in principe ook blijven leveren, maar dient ook de risico’s te beheersen. In dit soort gevallen kan er eventueel een 3-partijen-overeenkomst worden gesloten waarbij de bank garant staat voor de betaling van facturen.

Voor het opstellen van de overeenkomst wordt de bank van de klant als relatie toegevoegd in MA!N. Indien een factuur niet tijdig wordt betaald zal MA!N eerst een herinnering naar de debiteur sturen en indien betaling dan nog steeds achterwege blijft, zal MA!N een bericht naar de bank sturen waarin aanspraak wordt gemaakt op de garantstelling.

“MA!N biedt maatwerk zonder dat er daadwerkelijk maatwerk nodig is.”

Waarom CE-iT en MA!N

Peter vertelt dat de stap naar MA!N begon met een vooronderzoek naar de verschillende aanbieders van Credit Management Software. Zijn oog viel daarbij gelijk op de flexibiliteit die MA!N biedt. Deze flexibiliteit was uiteindelijk een belangrijke reden om voor CE-iT te kiezen. Het combineert het voordeel van standaard software in combinatie met de mogelijkheid om specifieke functies zoals de weekbetaling in te richten. MA!N biedt maatwerk zonder dat er daadwerkelijk maatwerk nodig is.

Een andere reden waarom AgroEnergy voor CE-iT heeft gekozen is dat zij een leverancier wilden die snel reageert en in kan spelen op wensen. In de praktijk betekent het dat Peter bij problemen of vragen een e-mail kan sturen of kan bellen met een medewerker die hem direct verder helpt.

Plannen voor de toekomst

Door de jaren heen zijn er verschillende wijzingen doorgevoerd en toegevoegd binnen MA!N, maar daar stopt het niet bij. Voor de nabije toekomst heeft Peter onder andere de volgende wensen staan:

  • Een risicoscherm dat door verschillende mensen binnen AgroEnergy gebruikt kan worden, bijvoorbeeld bij afspraken met klanten. Dit scherm zal zowel grafisch als in tekst een totaalbeeld geven van de belangrijkste klantgegevens en risicofactoren.
  • Een eigen rating systeem voor de tuinbouw. MA!N moet deze rating gaan berekenen op basis van zowel interne als externe data, bijvoorbeeld van Creditsafe, en eventueel input van een medewerker. Voor reguliere klanten zal dit een volledig automatisch proces worden. Voor klanten vanaf een bepaalde omzet komt daar een menselijke stap bij.

Met MA!N heeft AgroEnergy credit management software in huis die voorziet in de huidige behoefte en in kan spelen op de toekomstige behoefte. En dat allemaal vanuit onze Azure Cloud met dezelfde software die al onze andere klanten ook gebruiken.

Als je geïnteresseerd bent in een rating systeem dan biedt onze blog over Credit Risk Management meer informatie over dat onderwerp. Wil je weten hoe specifieke wensen voor jouw organisatie ingericht kunnen worden? Neem dan contact met ons op.